Пятница, 29 октября, 2021
ДомойСоциумТатьяна Данилова: «Документы надо правильно хранить»

Татьяна Данилова: «Документы надо правильно хранить»

Триста лет назад, а именно 28 февраля (10 марта по новому стилю) 1720 года, российский правитель Пётр I подписал документ, который ввёл в государственных органах власти архивы и должность актуариуса (архивариуса). В начале второго тысячелетия об этом событии вспомнили на коллегии Федеральной архивной службы: было принято решение ежегодно 10 марта отмечать День архивов. Праздник пока неофициальный, и всё же… Чем не повод пообщаться с директором городского архива? Татьяна Александровна Данилова рассказала о работе учреждения, поделилась планами и чаяниями.

– Мы работаем на территории Новоуральского городского округа с организациями всех форм собственности, чаще – с муниципальными и государственными, они нас комплектуют, их документы постоянно поступают к нам на хранение. Документы негосударственных организаций, как правило, передаются нам в момент ликвидации организаций. Принимаем документы по факту. То, что есть. Иногда, увы, то, что осталось (особенно, когда руководители не были заинтересованы в сохранности документов). В этом случае приходится говорить людям, что запрашиваемых документов у нас нет. Проблема сохранности документов всегда была и остаётся. В городе есть организации, где архивную работу не считают важной, где нет ответственных за неё. В любой организации, независимо от масштаба её деятельности, создаются архивные документы, их надо правильно хранить, правильно учитывать.

– Сколько сегодня сотрудников в архиве?
– 14.

– Есть вакансии?
– В настоящее время нет. И даже есть очередь из желающих у нас работать.

– А как вы пришли в архив?
– В нашем Уральском политехническом колледже я получила образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», искала работу и попала сюда. Пришла в год создания архива, в 1999-м. В прошлом году, в апреле, мы отметили 20 лет. Я пришла в августе на должность ведущего архивиста-методиста, занималась непосредственно работой с организациями. На тот момент архива как такового, с нашими помещениями, не было, мы проводили предварительную работу по выявлению мест хранения документов, составляли список организаций, которые могут передать нам документы. В январе 2000-го укомплектовали полный штат и заехали в это здание (ул. Фрунзе, 7/2). Постепенно росли, расширялись. Архивная деятельность стала для меня чем-то новым, и для города это было новое. Я училась и становилась вместе с архивом.

– Что изменилось за последние годы?
– Мы начали работать по муниципальным программам. В 2019-м утвердили программу развития архивного дела на шесть ближайших лет. Архиву были выделены дополнительные площади, их оборудовали под архивохранилище. Провели ремонты. Улучшили условия хранения документов: установили защитные рольставни на окна в архивохранилищах на первом этаже, приточно-вытяжную вентиляцию, современную систему пожаротушения, хорошие увлажнители воздуха. Можно сказать, по техническому оснащению наш архив – один из лучших в области. Такое оборудование, как у нас, ещё поискать!

– А перспективы развития?.. Есть задумки, которые хотелось бы воплотить в жизнь?
– Их много. Мы стали уделять много внимания использованию архивных документов. Одно дело, что мы храним документы более двухсот организаций. Это большой объём, соответственно, к нам обращается много людей. Но это только одно направление, а мы хотим расти и развиваться. Мы начали активно вести выставочную деятельность. У нас оборудован выставочный зал, появились дополнительные выставочные витрины рядом с приёмной. В выставочном зале мы проводим большие выставки 1-2 раза в год, а в выставочных витринах у приёмной экспозиции меняются ежеквартально. Когда человек приходит в архив либо в соседние организации, он имеет возможность ознакомиться с представленной архивной документацией. Проводим выездные выставки. В этом году планируем выставку в честь юбилея Победы в Великой Отечественной войне. Пишем интересные тематические статьи по нашим документам. Хотим начать издательскую деятельность, но пока не можем к этому прийти. Хотим издавать календарь знаменательных дат по Новоуральскому городскому округу. Такой календарь мы готовим ежегодно, но ознакомиться с ним можно только в нашем читальном зале и на нашем сайте. Можно было бы сделать его в виде книги, брошюры, подготовить сборник за пять лет. Ежегодное издание – это, конечно, мечта.

– Есть в области муниципальный архив, на который вы ориентируетесь, у кого перенимаете опыт?
– У Нижнего Тагила можно многому поучиться. У нас только один городской архив, а у них – несколько архивных учреждений. Есть исторический архив с документами постоянного хранения, есть архив с документами по личному составу. Исторический архив создавался как филиал государственного архива Свердловской области, там есть очень ценные документы. У них более масштабная деятельность. Конечно, нам до них далеко. Когда мы только начинали работать, консультировались с ними, кое-что переняли. Архив Качканара ведёт большую исследовательскую деятельность. Мы, насколько это возможно, тоже её ведём, тесно общаемся с клубом «Новоуральский краевед», с нашей библиотекой. Увы, из-за текущей работы, связанной с комплектованием, не всегда получается выделить время для научной и исследовательской деятельности.

– Граждане активно обращаются? Что обычно просят?
– Запросов много. В основном они социально-правового характера, касаются работы граждан в организациях, прекративших свою деятельность (о трудовом стаже, размере заработной платы, награждениях и др.). Тематические запросы чаще всего связаны с подтверждением определённых фактов. У людей есть возможность лично работать с фондами в читальном зале. Кто-то готовит исследовательскую работу, кто-то пишет диплом, связанный с историческими событиями. Организации, когда заинтересованы в написании хорошей исторической справки, тоже обращаются к фондам архива.

– Часто ищут сведения о родственниках?
– По родословной тоже бывают запросы. Но с этим сложнее. Не все документы по личному составу у нас есть. Большой их объём хранится на Уральском электрохимическом комбинате, особенно за годы, когда создавался город. Основной источник информации для родословной – анкеты. Тут, конечно, есть нюансы в процессе обращения.

– Подтверждение родства?
– Да. И факта смерти родственника. Либо нужна доверенность на изучение документов. Без этого нельзя. Документы, содержащие персональные данные, охраняются законом.

– Эти документы когда-то будут в свободном доступе?
– Через 75 лет (с момента создания документов). Это предусмотрено Федеральным законом № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

– Что можно посмотреть без подтверждения родства?
– Документы по деятельности организаций (приказы, планы, отчёты и т. д.). Там нет персональных данных. По пояснительным запискам, если они были хорошо составлены, можно такие сочинения написать!

– Интерес населения к архивным документам растёт?
– Я бы сказала, да. Мы стали востребованы. Когда мы создавались, основная задача была максимально всё собрать, в первую очередь – документы по личному составу. Многое было просто брошено, не упорядочено. Работа, которую должны были выполнить в организациях, легла на сотрудников архива. Постепенно мы ушли от стереотипа, что архив – закрытое учреждение, куда трудно попасть, где невозможно получить информацию. Мы стали доступны. Причём доступны в разных вариантах. Всё, что касается жизни архива, есть на нашем сайте. Также там есть список фондов с указанием по каждой организации видов документов. Появился раздел «Электронные описи»: постепенно выкладываем отсканированные описи – чтобы человек мог ознакомиться с ними заранее, до прихода в читальный зал. Есть раздел «Электронные выставки»: можно посмотреть интересные документы не выходя из дома.

– Есть документы постоянного хранения, и есть документы, для которых определён срок хранения. Что будет по окончании срока?
– Проведём экспертизу ценности документов и примем решение уничтожить их либо увеличить срок хранения. У нас есть личные дела работников, которые в процессе своей трудовой деятельности стали заслуженными, были удостоены определённых наград, которые внесли значительный вклад в историю города. Мы можем принять решение, что они будут храниться постоянно. Для большинства же документов предусмотрено уничтожение в связи с их ненадобностью. Но пока мы всё храним. Прекрасно понимаем: если бы соблюдали срок хранения, могли уничтожить то, что сейчас становится востребованным.

– Приходилось держать в руках необычные документы?
– Да. Иногда сталкиваемся с документами, которые не ожидали увидеть. В фондах организаций они, может, редкость, но вот личные фонды содержат очень интересные документы и фотографии. Ими мы стараемся делиться на наших выставках, чтобы и жители города могли их увидеть.

– Сколько всего документов в городском архиве?
– У нас больше двухсот тысяч дел…

– А ценных?
– Вот тут понятие интересное. Вообще, в муниципальных архивах документов, подпадающих под категорию ценных, нет. Ценные и особо ценные документы хранятся в государственных архивах. На своём уровне мы считаем, насколько ценны документы, исходя из востребованности их населением. Я не говорю о документах по личному составу, они постоянно востребованы, речь – о документах постоянного хранения, именно они могут представлять ценность. Такие документы у нас есть. Те же фонды горисполкома, администрации, Думы, ряда муниципальных и государственных организаций. Это ценная для нашего города документация.

– Что пожелаете коллегам?
– Желаю крепкого здоровья, благополучия, успехов в нашем нелёгком труде. Он на самом деле нелёгкий. Он скрупулёзный. Наша работа требует много внимания и трепетного отношения к документам. Удачи и исполнения желаний!

Екатерина Гилязова для «Нашей городской газеты»


В городском архиве Новоуральска хранятся, в том числе, документы администрации и Думы НГО, Управления сельскими населёнными пунктами, городского Совета народных депутатов г. Свердловска-44, Территориальной организации профсоюза. Среди них – отчёты, протоколы и решения, планы и сметы, приказы, распоряжения и постановления, документы по организации соцсоревнований, инструкции и соглашения. Есть документы по переписи населения 1989, 1999 и 2002 годов. Также есть документы новоуральских организаций: о создании, переименовании и ликвидации, штатные расписания, договоры и положения, табели учёта рабочего времени, личные дела, расчётные ведомости и др.

Полистать архивные дела можно в читальном зале (правила работы в читальном зале опубликованы на сайте архива). Это бесплатно! Безвозмездно исполняются запросы социально-правового характера. Тематические запросы по установлению определённых фактов (в том числе касающихся имущественных прав граждан) исполняются в порядке оказания платных услуг.

ПОХОЖИЕ НОВОСТИ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.

ДРУГИЕ НОВОСТИ

- Advertisment -

КОММЕНТАРИИ