Триста лет назад, а именно 28 февраля (10 марта по новому стилю) 1720 года, российский правитель Пётр I подписал документ, который ввёл в государственных органах власти архивы и должность актуариуса (архивариуса). В начале второго тысячелетия об этом событии вспомнили на коллегии Федеральной архивной службы: было принято решение ежегодно 10 марта отмечать День архивов. Праздник пока неофициальный, и всё же… Чем не повод пообщаться с директором городского архива? Татьяна Александровна Данилова рассказала о работе учреждения, поделилась планами и чаяниями.
– Мы работаем на территории Новоуральского городского округа с организациями всех форм собственности, чаще – с муниципальными и государственными, они нас комплектуют, их документы постоянно поступают к нам на хранение. Документы негосударственных организаций, как правило, передаются нам в момент ликвидации организаций. Принимаем документы по факту. То, что есть. Иногда, увы, то, что осталось (особенно, когда руководители не были заинтересованы в сохранности документов). В этом случае приходится говорить людям, что запрашиваемых документов у нас нет. Проблема сохранности документов всегда была и остаётся. В городе есть организации, где архивную работу не считают важной, где нет ответственных за неё. В любой организации, независимо от масштаба её деятельности, создаются архивные документы, их надо правильно хранить, правильно учитывать.
– Сколько сегодня сотрудников в архиве?
– 14.
– Есть вакансии?
– В настоящее время нет. И даже есть очередь из желающих у нас работать.
– А как вы пришли в архив?
– В нашем Уральском политехническом колледже я получила образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», искала работу и попала сюда. Пришла в год создания архива, в 1999-м. В прошлом году, в апреле, мы отметили 20 лет. Я пришла в августе на должность ведущего архивиста-методиста, занималась непосредственно работой с организациями. На тот момент архива как такового, с нашими помещениями, не было, мы проводили предварительную работу по выявлению мест хранения документов, составляли список организаций, которые могут передать нам документы. В январе 2000-го укомплектовали полный штат и заехали в это здание (ул. Фрунзе, 7/2). Постепенно росли, расширялись. Архивная деятельность стала для меня чем-то новым, и для города это было новое. Я училась и становилась вместе с архивом.
– Что изменилось за последние годы?
– Мы начали работать по муниципальным программам. В 2019-м утвердили программу развития архивного дела на шесть ближайших лет. Архиву были выделены дополнительные площади, их оборудовали под архивохранилище. Провели ремонты. Улучшили условия хранения документов: установили защитные рольставни на окна в архивохранилищах на первом этаже, приточно-вытяжную вентиляцию, современную систему пожаротушения, хорошие увлажнители воздуха. Можно сказать, по техническому оснащению наш архив – один из лучших в области. Такое оборудование, как у нас, ещё поискать!
– А перспективы развития?.. Есть задумки, которые хотелось бы воплотить в жизнь?
– Их много. Мы стали уделять много внимания использованию архивных документов. Одно дело, что мы храним документы более двухсот организаций. Это большой объём, соответственно, к нам обращается много людей. Но это только одно направление, а мы хотим расти и развиваться. Мы начали активно вести выставочную деятельность. У нас оборудован выставочный зал, появились дополнительные выставочные витрины рядом с приёмной. В выставочном зале мы проводим большие выставки 1-2 раза в год, а в выставочных витринах у приёмной экспозиции меняются ежеквартально. Когда человек приходит в архив либо в соседние организации, он имеет возможность ознакомиться с представленной архивной документацией. Проводим выездные выставки. В этом году планируем выставку в честь юбилея Победы в Великой Отечественной войне. Пишем интересные тематические статьи по нашим документам. Хотим начать издательскую деятельность, но пока не можем к этому прийти. Хотим издавать календарь знаменательных дат по Новоуральскому городскому округу. Такой календарь мы готовим ежегодно, но ознакомиться с ним можно только в нашем читальном зале и на нашем сайте. Можно было бы сделать его в виде книги, брошюры, подготовить сборник за пять лет. Ежегодное издание – это, конечно, мечта.
– Есть в области муниципальный архив, на который вы ориентируетесь, у кого перенимаете опыт?
– У Нижнего Тагила можно многому поучиться. У нас только один городской архив, а у них – несколько архивных учреждений. Есть исторический архив с документами постоянного хранения, есть архив с документами по личному составу. Исторический архив создавался как филиал государственного архива Свердловской области, там есть очень ценные документы. У них более масштабная деятельность. Конечно, нам до них далеко. Когда мы только начинали работать, консультировались с ними, кое-что переняли. Архив Качканара ведёт большую исследовательскую деятельность. Мы, насколько это возможно, тоже её ведём, тесно общаемся с клубом «Новоуральский краевед», с нашей библиотекой. Увы, из-за текущей работы, связанной с комплектованием, не всегда получается выделить время для научной и исследовательской деятельности.
– Запросов много. В основном они социально-правового характера, касаются работы граждан в организациях, прекративших свою деятельность (о трудовом стаже, размере заработной платы, награждениях и др.). Тематические запросы чаще всего связаны с подтверждением определённых фактов. У людей есть возможность лично работать с фондами в читальном зале. Кто-то готовит исследовательскую работу, кто-то пишет диплом, связанный с историческими событиями. Организации, когда заинтересованы в написании хорошей исторической справки, тоже обращаются к фондам архива.
– Часто ищут сведения о родственниках?
– По родословной тоже бывают запросы. Но с этим сложнее. Не все документы по личному составу у нас есть. Большой их объём хранится на Уральском электрохимическом комбинате, особенно за годы, когда создавался город. Основной источник информации для родословной – анкеты. Тут, конечно, есть нюансы в процессе обращения.
– Подтверждение родства?
– Да. И факта смерти родственника. Либо нужна доверенность на изучение документов. Без этого нельзя. Документы, содержащие персональные данные, охраняются законом.
– Эти документы когда-то будут в свободном доступе?
– Через 75 лет (с момента создания документов). Это предусмотрено Федеральным законом № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».
– Что можно посмотреть без подтверждения родства?
– Документы по деятельности организаций (приказы, планы, отчёты и т. д.). Там нет персональных данных. По пояснительным запискам, если они были хорошо составлены, можно такие сочинения написать!
– Интерес населения к архивным документам растёт?
– Я бы сказала, да. Мы стали востребованы. Когда мы создавались, основная задача была максимально всё собрать, в первую очередь – документы по личному составу. Многое было просто брошено, не упорядочено. Работа, которую должны были выполнить в организациях, легла на сотрудников архива. Постепенно мы ушли от стереотипа, что архив – закрытое учреждение, куда трудно попасть, где невозможно получить информацию. Мы стали доступны. Причём доступны в разных вариантах. Всё, что касается жизни архива, есть на нашем сайте. Также там есть список фондов с указанием по каждой организации видов документов. Появился раздел «Электронные описи»: постепенно выкладываем отсканированные описи – чтобы человек мог ознакомиться с ними заранее, до прихода в читальный зал. Есть раздел «Электронные выставки»: можно посмотреть интересные документы не выходя из дома.
– Есть документы постоянного хранения, и есть документы, для которых определён срок хранения. Что будет по окончании срока?
– Проведём экспертизу ценности документов и примем решение уничтожить их либо увеличить срок хранения. У нас есть личные дела работников, которые в процессе своей трудовой деятельности стали заслуженными, были удостоены определённых наград, которые внесли значительный вклад в историю города. Мы можем принять решение, что они будут храниться постоянно. Для большинства же документов предусмотрено уничтожение в связи с их ненадобностью. Но пока мы всё храним. Прекрасно понимаем: если бы соблюдали срок хранения, могли уничтожить то, что сейчас становится востребованным.
– Приходилось держать в руках необычные документы?
– Да. Иногда сталкиваемся с документами, которые не ожидали увидеть. В фондах организаций они, может, редкость, но вот личные фонды содержат очень интересные документы и фотографии. Ими мы стараемся делиться на наших выставках, чтобы и жители города могли их увидеть.
– Сколько всего документов в городском архиве?
– У нас больше двухсот тысяч дел…
– А ценных?
– Вот тут понятие интересное. Вообще, в муниципальных архивах документов, подпадающих под категорию ценных, нет. Ценные и особо ценные документы хранятся в государственных архивах. На своём уровне мы считаем, насколько ценны документы, исходя из востребованности их населением. Я не говорю о документах по личному составу, они постоянно востребованы, речь – о документах постоянного хранения, именно они могут представлять ценность. Такие документы у нас есть. Те же фонды горисполкома, администрации, Думы, ряда муниципальных и государственных организаций. Это ценная для нашего города документация.
– Что пожелаете коллегам?
– Желаю крепкого здоровья, благополучия, успехов в нашем нелёгком труде. Он на самом деле нелёгкий. Он скрупулёзный. Наша работа требует много внимания и трепетного отношения к документам. Удачи и исполнения желаний!
Екатерина Гилязова для «Нашей городской газеты»
В городском архиве Новоуральска хранятся, в том числе, документы администрации и Думы НГО, Управления сельскими населёнными пунктами, городского Совета народных депутатов г. Свердловска-44, Территориальной организации профсоюза. Среди них – отчёты, протоколы и решения, планы и сметы, приказы, распоряжения и постановления, документы по организации соцсоревнований, инструкции и соглашения. Есть документы по переписи населения 1989, 1999 и 2002 годов. Также есть документы новоуральских организаций: о создании, переименовании и ликвидации, штатные расписания, договоры и положения, табели учёта рабочего времени, личные дела, расчётные ведомости и др.
Полистать архивные дела можно в читальном зале (правила работы в читальном зале опубликованы на сайте архива). Это бесплатно! Безвозмездно исполняются запросы социально-правового характера. Тематические запросы по установлению определённых фактов (в том числе касающихся имущественных прав граждан) исполняются в порядке оказания платных услуг.