Наверное, всем новоуральцам известно, что городской архив осуществляет хранение документов организаций, причем как ликвидированных, так и действующих. В архив можно обратиться за справкой для подтверждения стажа или заработной платы, установления какого-либо факта или события. Но это не все, чем занимается наш городской архив.
Есть еще одно направление в деятельности – это методическая работа с городскими предприятиями по организации делопроизводства и хранения документов. Об этом и пойдет сегодня речь в беседе с директором городского архива Татьяной Александровной Даниловой.
— Работа с организациями города началась даже раньше, чем архив заехал в новое здание на улице Фрунзе, 7/2. В 1999 году формировались списки организаций – источников комплектования архива. Изучалась сеть городских предприятий, их деятельность и вклад в развитие города. Таким образом, определялся круг организаций, которые и будут впоследствии комплектовать наш архив. На основе этих сведений в 2000 году был утвержден первый список организаций. В дальнейшем по мере изменения сети и статуса организаций список регулярно дополнялся и уточнялся. Но мы работаем не только с предприятиями, включенными в список обязательных источников комплектования архива, мы оказываем методическую помощь всем обратившимся к нам организациям, независимо от их формы собственности.
И конечно, наша основная цель – делопроизводство и обеспечение сохранности документов в организациях города на самом высоком уровне.
— В чем конкретно выражается ваша работа?
— Архив проводит довольно большую консультативную работу. Методическая и практическая помощь оказывается специалистам организаций у нас в архиве и на самих предприятиях. Если у организации возникают затруднения, мы встречаемся со специалистами, так сказать, на месте. У нас есть возможность пообщаться не только с людьми, отвечающими за делопроизводство и архив (секретари, документоведы, архивариусы и др.), но и установить контакт с другими работниками и тем более с руководителями, довести до их сведения информацию о важности проводимой в организации работы. Ведь зачастую стереотип, что секретарь или архивариус ничего не делает, является преобладающим, а ведь он совершенно обманчив. Как показала практика, проведение консультаций непосредственно в организации облегчает работу ответственного за делопроизводство, улучшает качество номенклатур, описей дел и в целом плодотворно влияет на сотрудничество.
Ежегодно архивом проводятся обучающие семинары, которые поз-воляют восполнить недостающие знания у специалистов, занятых в делопроизводстве и архивах. Темы разные, но всегда востребованные специалистами организаций.
Можно сказать, что благодаря нашим консультациям и семинарам архив стал учебно-консультационным центром города, в который обращаются за методической помощью организации, как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования.
— А какие документы, собственно, нужно разработать предприятию для правильной организации делопроизводства и хранения документов?
— Необходимо иметь инструкцию по делопроизводству, именно этот документ регламентирует весь процесс работы с документами в организации. В ней закрепляются особенности делопроизводства конкретной организации, все процессы, начиная с создания и оформления документов и заканчивая их формированием в дела, описанием и передачей на хранение в архив.
Для установления единой системы формирования документов в организации важно иметь номенклатуру дел, которая включает в себя все документируемые отделы и направления деятельности организации.
При подготовке документов для хранения проводятся их научно-техническая обработка и описание. Формирование и оформление дел проводится специалистами отделов, которые фактически создают эти документы, а вот составление описей дел возлагается на лицо, ответственное за учет и сохранность архивных документов в организации. В зависимости от сроков хранения документов в организациях составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу.
Все перечисленные документы обязательно согласовываются с экспертно-методической комиссией городского архива. В процессе согласования наши эксперты дают оценку правильности составления и оформления документов, проверяют их на соответствие действующим ГОСТам, правилам и инструкциям.
— Какова, по вашему мнению, сейчас ситуация в работе с документами в организациях города?
— Можно сказать, что в настоящее время во многих организациях налажена работа с документами, регулярно составляются, уточняются и согласовываются с архивом номенклатуры дел, разработаны инструкции по делопроизводству. Очень радуемся за те немногие организации, в которых созданы архивы: выделены оборудованные помещения для хранения архивных документов и введены штатные единицы архивариусов.
Большинство организаций, где налажена работа с архивом, проводят регулярное упорядочение архивных документов, и очень радуют их хорошие результаты. Но все-таки имеются предприятия, которые по-прежнему не считают эту работу важной и требующей внимания.
— К кому может обратиться специалист городской организации или непосредственно ее руководитель за консультацией по работе с документами?
— В архиве есть отдел экспертизы ценности документов и комплектования фондов, непосредственно заведующая этим отделом Елена Александровна Дерябина занимается данной работой. Ее контактный телефон 9-05-31. Ко мне тоже можно обратиться с любым вопросом, мой телефон 9-05-26. Вся информация о работе с организациями также имеется на нашем сайте архив-новоуральск.рф.
Мы очень рады желанию руководителей и специалистов предприятий правильно организовать работу с документами и всегда готовы помочь.
Беседовала Екатерина Беляева («Наша городская газета»)