Наверное, всем новоуральцам известно, что городской архив осуществляет хранение документов организаций, причем как ликвидированных, так и действующих. В архив можно обратиться за справкой для подтверждения стажа или заработной платы, установления какого-либо факта или события. Но это не все, чем занимается наш городской архив.
Есть еще одно направление в деятельности – это методическая работа с городскими предприятиями по организации делопроизводства и хранения документов. Об этом и пойдет сегодня речь в беседе с директором городского архива Татьяной Александровной Даниловой.

— Работа с организациями города началась даже раньше, чем архив заехал в новое здание на улице Фрунзе, 7/2. В 1999 году формировались списки организаций – источников комплектования архива. Изучалась сеть городских предприятий, их деятельность и вклад в развитие города. Таким образом, определялся круг организаций, которые и будут впоследствии комплектовать наш архив. На основе этих сведений в 2000 году был утвержден первый список организаций. В дальнейшем по мере изменения сети и статуса организаций список регулярно дополнялся и уточнялся. Но мы работаем не только с предприятиями, включенными в список обязательных источников комплектования архива, мы оказываем методическую помощь всем обратившимся к нам организациям, независимо от их формы собственности.

И конечно, наша основная цель – делопроизводство и обеспечение сохранности документов в организациях города на самом высоком уровне.

— В чем конкретно выражается ваша работа?
— Архив проводит довольно большую консультативную работу. Методическая и практическая помощь оказывается специалистам организаций у нас в архиве и на самих предприятиях. Если у организации возникают затруднения, мы встречаемся со специалистами, так сказать, на месте. У нас есть возможность пообщаться не только с людьми, отвечающими за делопроизводство и архив (секретари, документоведы, архивариусы и др.), но и установить контакт с другими работниками и тем более с руководителями, довести до их сведения информацию о важности проводимой в организации работы. Ведь зачастую стереотип, что секретарь или архивариус ничего не делает, является преобладающим, а ведь он совершенно обманчив. Как показала практика, проведение консультаций непосредственно в организации облегчает работу ответственного за делопроизводство, улучшает качество номенклатур, описей дел и в целом плодотворно влияет на сотрудничество.

Ежегодно архивом проводятся обучающие семинары, которые поз-воляют восполнить недостающие знания у специалистов, занятых в делопроизводстве и архивах. Темы разные, но всегда востребованные специалистами организаций.

Можно сказать, что благодаря нашим консультациям и семинарам архив стал учебно-консультационным центром города, в который обращаются за методической помощью организации, как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования.

— А какие документы, собственно, нужно разработать предприятию для правильной организации делопроизводства и хранения документов?
— Необходимо иметь инструкцию по делопроизводству, именно этот документ регламентирует весь процесс работы с документами в организации. В ней закрепляются особенности делопроизводства конкретной организации, все процессы, начиная с создания и оформления документов и заканчивая их формированием в дела, описанием и передачей на хранение в архив.

Для установления единой системы формирования документов в организации важно иметь номенклатуру дел, которая включает в себя все документируемые отделы и направления деятельности организации.

При подготовке документов для хранения проводятся их научно-техническая обработка и описание. Формирование и оформление дел проводится специалистами отделов, которые фактически создают эти документы, а вот составление описей дел возлагается на лицо, ответственное за учет и сохранность архивных документов в организации. В зависимости от сроков хранения документов в организациях составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Все перечисленные документы обязательно согласовываются с экспертно-методической комиссией городского архива. В процессе согласования наши эксперты дают оценку правильности составления и оформления документов, проверяют их на соответствие действующим ГОСТам, правилам и инструкциям.

— Какова, по вашему мнению, сейчас ситуация в работе с документами в организациях города?
— Можно сказать, что в настоящее время во многих организациях налажена работа с документами, регулярно составляются, уточняются и согласовываются с архивом номенклатуры дел, разработаны инструкции по делопроизводству. Очень радуемся за те немногие организации, в которых созданы архивы: выделены оборудованные помещения для хранения архивных документов и введены штатные единицы архивариусов.

Большинство организаций, где налажена работа с архивом, проводят регулярное упорядочение архивных документов, и очень радуют их хорошие результаты. Но все-таки имеются предприятия, которые по-прежнему не считают эту работу важной и требующей внимания.

— К кому может обратиться специалист городской организации или непосредственно ее руководитель за консультацией по работе с документами?
— В архиве есть отдел экспертизы ценности документов и комплектования фондов, непосредственно заведующая этим отделом Елена Александровна Дерябина занимается данной работой. Ее контактный телефон 9-05-31. Ко мне тоже можно обратиться с любым вопросом, мой телефон 9-05-26. Вся информация о работе с организациями также имеется на нашем сайте архив-новоуральск.рф.

Мы очень рады желанию руководителей и специалистов предприятий правильно организовать работу с документами и всегда готовы помочь.

Беседовала Екатерина Беляева («Наша городская газета»)

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.